§ 103 - KVP als Hilfe im Vertragsmanagement

00:00:00: Herzlich Willkommen zu Vertrieb trifft Recht, dem Podcast für BtoB Handel und den Vertrieb.

00:00:05: Mein Name ist Johannes Brandt und ich bin Rechtsarbeit und Fachanwalt für Internationales Wirtschaftsrecht und Handels- und Gesellschaftsrecht

00:00:12: Und mein Name ist Sascha Gleisner.

00:00:13: Ich bin darauf spezialisiert Marketing

00:00:15: und Vertrieb strukturiert

00:00:16: weiterzuentwickeln um verlässliche Grundlagen

00:00:18: per Wachstum zu schaffen.

00:00:20: Heute geht es um drei Buchstaben KVP Den kontinuierlichen Verbesserungsprozess und zwar ein Beispiel eines Themas das uns seit Folge eins begleitet, dem Vertrag

00:00:30: zum Wirtschaft.

00:00:32: Denn ein Prozess, der einmal aufgesetzt wurde ist nicht fertig.

00:00:36: Oder vielleicht doch?

00:00:37: Und wenn ja wann und woran merkt man eigentlich dass man nochmal ran

00:00:42: muss?

00:00:43: Darum geht es heute und jetzt geht's los.

00:00:48: So Sascha bei mir hat sich der erste kleine Infekt eingeschlichten des Jahres.

00:01:01: Nee das Jahr ist nicht des Winters des Herbst

00:01:04: wird hier persönlich

00:01:05: Ja, bei mir persönlich.

00:01:09: Also schade für dich natürlich.

00:01:14: Schade für Dich aber mein Problem und wen interessiert das ja eigentlich?

00:01:19: Wie sagt ein guter Kumpel von mir immer, dass hört sich nach seinem Du-Problem an!

00:01:25: Den Spruch kenne ich auch, es gibt zwei Sorten von Problems.

00:01:28: Deine Probleme meine Probleme und das fällt eindeutig in die Kategorie deine Probleme.

00:01:35: Aber trotzdem natürlich, er wünschte gute Besserung.

00:01:37: Ich will ja kein Unmensch.

00:01:38: Nein wir sind beide Kanonmenschen glaube ich zumindest.

00:01:42: Wir kennen uns ja jetzt auch schon ein bisschen und das können wir feststellen dass wir beide Kanonenmenschen sind.

00:01:47: so und von da weiß ich jetzt gar nicht so richtig wie wir zum Thema übergehen.

00:01:53: Ich mache einfach einen harten Cut oder?

00:01:59: Warte kurz, bevor wir rübergehen.

00:02:02: Lass uns doch dieses Smalltalk-Sequenz nutzen!

00:02:06: Hattest du einen Plan wie du von deinem Infekt rüberkommst?

00:02:11: Ich stelle mir gerade vor, was in deinem Kopf los war.

00:02:16: Als du überlegt hast... ich will dir auf jeden Fall sagen, ich habe mir ein Fakt, das ja legitim ist und wir sind ja befreundet.

00:02:23: Dann

00:02:23: möchte ich dir auf jedem Fall auch gute bessere Wünsche.

00:02:25: Aber ich hab ganz in meinem Kopf eine Brücke, die du dir gebaut hast, in deinm Kopf so Ja, dann sag' ich das!

00:02:33: Und da kommen wir zum Thema.

00:02:37: Die haben mir beide kaputt gemacht, indem wir irgendwie darauf gekommen sind dass wir keine Unmenschen sind.

00:02:42: Nee, aber tatsächlich von Infekte hatte ich auch keine oder doch nicht.

00:02:46: Pass auf, man hätte es so aufbauen können ein Infekt.

00:02:48: und jetzt ist ja so ein Prozess, den man plant in einem Unternehmen der kann ja auch an Krankheiten leiden.

00:02:59: verstehst du worauf ich hinaus will?

00:03:01: Ja

00:03:02: okay gut.

00:03:05: Also war mal kurz.

00:03:11: Nein, okay.

00:03:12: Ja du hast recht!

00:03:13: Also der krankt auch oder funktioniert halt einfach nicht richtig?

00:03:19: Genau das stellt man vielleicht auch irgendwann einfach mal fest am Anfang läuft alles und später dann aber stellt man den Infekt.

00:03:29: Ich hatte auch die ganze Zeit überlegt ob ich noch irgendeinen Scherzmache, ein kleines Wortspiel mit KVP und KVB.

00:03:40: Die sind keine Verkehrsbetriebe, die kommen ja immer in den Sinn wenn ich KVPs höre.

00:03:49: Da muss man da auch wahrscheinlich in der Region leben um so eine Assoziation herzustellen weil das ist bei mir überhaupt nicht der Fall.

00:03:56: aber ich kann nicht verstehen

00:03:58: Und diejenigen, die uns zuhören und aus der Region kommen wissen also bei denen tatsächlich wird es jetzt aber insofern klingeln als dass sie sagen ja die KVW funktioniert auch nicht reibungslos.

00:04:11: Nur im Unterschied zum Prozess über den wir jetzt sprechen hat die KvB wahrscheinlich nie reibungslos funktioniert.

00:04:17: so Thema abgehakt wir kommen wir kommen zum eigentlichen thema.

00:04:21: ich habe mir dieses thema gewünscht und das gute ist ja hier dem bereich ne keinem sonstigen Bereich meines Lebens.

00:04:28: Aber hier ist es ja so, dass ich mir ein Thema wünsche und ich kann's einfach direkt umsetzen weil ich halt einfach die Folge dazu plane und dir dann aufstülpe und du musst dann halt einfach mitmachen.

00:04:41: Und wir haben es gerade minimal kurz vorbesprochen.

00:04:46: Ich glaube du hast da auch keine Einwände gegen denn ich würde mal behaupten das das ein Thema ist was zu mehr oder weniger aus dem Ärmel Wie sagt man es schüttelst?

00:04:59: Es soll um den KVP gehen, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

00:05:04: Wir hatten das einmal in einer Folge.

00:05:06: ich weiß gar nicht mehr welches war.

00:05:08: Das war nicht ganz am Anfang.

00:05:10: Folge eins ist ja Vertragsmanagement übrigens wie wir aus der Jubiläumsfolge wissen immer noch die best laufende Folge von allen weil die tatsächlich also wirklich anscheinend Leute einsteigen mit dieser Folge Eins und dann chronologisch durchhören oder ... mit eins anfangen und sich da denken... Ah, okay.

00:05:31: Musst doch nicht sein!

00:05:32: Du musst doch nicht alle durchhören.

00:05:34: Kann auch sein?

00:05:36: Aber irgendwann haben wir das besprochen, ne?

00:05:39: KVP und da hast du das erwähnt oder ich habe gesagt was ist KVPs?

00:05:43: Und dann hast du gesagt ja ok es ist super nahe für dich wie für mich, weiß ich nicht, Battle of Forms.

00:05:52: Was ich normalerweise jemanden Also, was ich jetzt in Juristenkreisen nicht erklären würde.

00:06:01: Ansonsten aber schon und KVP ist für dich aber auch also das Equivalent dazu erstmal ohne dass wir jetzt in die Details einsteigen, was er bedeutet und so wie die einzelnen Schritte sind.

00:06:15: Das machen wir im Detail.

00:06:16: Was verbindest du damit?

00:06:18: Welche praktische Bedeutung hat das für Dich?

00:06:23: welche praktisch bedeutenden kvp für mich hat Grundsätzlich, du hast ja eingangs schon gesagt oder im Smalltalk schon gesagt der Übergang so.

00:06:33: Prozesse kranken ja auch.

00:06:35: Und ich würde das gar nicht auf Kranken beziehen sondern jeder Prozess unterliegt gewissen Einflussfaktoren.

00:06:41: um jetzt mal ein bisschen fach zu simpeln endlich kann ich das mal und da liegt ja sozusagen ganz unterschiedlichen Einflüssfaktor und das kann der Markt sein dass kann eine Veränderung in dem Unternehmen sein, in denen die Prozesse sind.

00:06:55: Das kann neue Produkte sein, das kann neuer Prozessschritt sein... Whatever!

00:07:02: Und der KVP ist im Prinzip dafür da jetzt nicht nur auf Prozisse bezogen aber jetzt in dem Fall an den Beispielprozesse um zu überprüfen ob der Prozess prinzipiell immer noch für dass passt Grundlegend gedacht war oder ob eben sich was verändert hat.

00:07:28: Oder auch, man merkt ja wenn man einen Prozess entwickelt jeder der das schon mal gemacht hat und sich ein Prozess entwickelt hat für ein Unternehmen.

00:07:37: Für eine gewisse Tätigkeit beispielsweise.

00:07:40: Merkt beim Durchführen der Tätigkeiten irgendwann auch, dass hier könnte einfacher sein.

00:07:46: aber der Prozess sagt wir müssen so machen.

00:07:50: Da das da ja niemand irgendwie mal verändern würde, wenn es dafür nicht eine im Prinzip regelmäßige Anpassung geben könnte wie zum Beispiel der KVP.

00:08:00: Da kann auch sein dass es feste Meetings gibt je nachdem wie gut eine Firma aufgestellt ist.

00:08:05: aber du überprüfst eigentlich wirklich regelmäßig deine Prozesse und dein Vorgehen und nimmst Verbesserungen auf.

00:08:12: deswegen heißt das ja auch kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

00:08:16: ich weiß nicht brauchen wir ein Beispiel dafür?

00:08:20: Ja, ich denke schon.

00:08:21: Also weil wir wollen das ganze Jahr im Vertragsmanagement aufhängen und ein Prozess im Vertragesmanagement wäre beispielsweise die der simple Verkauf.

00:08:33: also wir stellen uns Unternehmen vor was aus dem Maschinenbau kommt und das verkauft aber nebenher noch Teile Komponenten Zubehör und dass es Massengeschäft und das soll funktionieren über einen Ablauf der wie folgt ist Da kommt eine Anfrage rein, die Anfrage soll im ERP erfasst werden oder im CRM.

00:08:54: Das lassen wir mal außen vor.

00:08:55: Begriffe werden häufig synonym verwechselt aber auf jeden Fall in der IT erfasst und Kunde soll erfasst werden.

00:09:01: dann gibt ein Angebot raus.

00:09:03: In dem Angebot sollen bestimmte Details drin stehen wie die Inkotherms, wie der Liefertermin offen oder nicht offen usw.

00:09:12: Dann kommen Bestellungen rein und Auftragsbestätigung.

00:09:15: so Das wäre der Prozess ganz, ganz grob und da sind jetzt ganz viele Details drin.

00:09:20: Weil zum Beispiel so was wie Battle of Forms dann noch erfasst werden muss.

00:09:25: Das Battle Of Forms sind widerstreitende AGB also Verkaufsbedingungen, Einkaufs-Bedingung, Verkaufsbedingung, was setzt sich durch?

00:09:32: So!

00:09:33: Und das haben wir ja jetzt einmal alles aufgesetzt.

00:09:36: Also einen Vertragsmanagementprojekt bei.

00:09:43: Das heißt, wir haben einmal am Anfang uns überlegt wo liegen eigentlich die Nährfaktoren?

00:09:47: Was geht immer wieder schief.

00:09:49: Wenn die Inkoterms richtig erfasst, schreibt da jemand frei Werk rein an statt X-Works zu benutzen ohne Inkotormsreferenz und dann sind die ganzen Sachen nicht darin, die die Inkotherms regeln usw.

00:10:00: Das haben wir alles überlegt.

00:10:03: Da gehen wir jetzt nicht rein.

00:10:04: dazu kann man sich folgen anhören ohne Ende jedenfalls Folge eins und so weiter und sofort.

00:10:10: aber das ist der Prozess.

00:10:13: Wäre meine Frage an dich, wann ist denn so ein Prozess eigentlich mal fertig?

00:10:19: Dass wir sagen können.

00:10:22: Den lassen wir jetzt auf die Welt los da drauf.

00:10:28: Ja, grundsätzlich wenn du den Ablauf definiert hast.

00:10:30: Also im Prozess ist ja nichts anderes wie ein Ablauf und wenn Du den definiert hattest sowie Du ihn gerade beschrieben hast Sagst du okay, den beschreibe ich jetzt so.

00:10:37: Ich erkläre jedem der mit diesem Prozess arbeiten muss dass das im Prinzip die Schritte sind die nacheinander sind ohne jetzt in die Details reinzugehen.

00:10:44: und wenn das jeder verstanden hat dann kannst du loslegen weil ich sag mal du kannst also natürlich kannst du dir vorhin an ultra viele Gedanken machen.

00:10:52: wo haben wir eventuell Störfaktoren?

00:10:54: ist stolper Steine wie man so schön sagt.

00:10:57: das musst du natürlich ein Stück berücksichtigen.

00:10:58: aber die eigentlich Die eigentlich das ver-eigentlich Verbesserungspotenzial, erkennst du ja immer erst in der Anwendung.

00:11:11: Das heißt du hast diesen Prozess definiert, du hast dir im Vorhinein mal Gedanken gemacht dass es ein sinnvoller Ablauf ist so wie du es gerade beschrieben hast.

00:11:17: Du hast dir überlegt okay wo könnten Stolpersteine entstehen?

00:11:21: Beispielsweise wird nicht richtig in den Inkuterms rausgesucht aber solche Stolpesteine entsteht.

00:11:26: dafür hast du dir vielleicht vorher schon eine Maßnahme überlegt und dann lässt du diesem Prozesse einfach los.

00:11:32: Das gibt kein fertigen und perfekten Prozess.

00:11:36: Das kann auf dem Reisbrett, wie man so schön sagt, theoretisch kannst du das gar nicht final bauen weil der Prozess ja immer unter Anwendung im Prinzip getestet werden muss und vordem er ein Prozess fertig ist sowieso nie.

00:11:59: Er kann nur funktionieren und das musst du halt im Prinzip testen.

00:12:03: Das heißt, du hast das jetzt festgelegt dann informierst du alle zuständig Mitarbeiter alle die damit in Berührung kommen... ...und dann lässt es einfach mal laufen.

00:12:11: Und dann muss man schauen wo stehen wir denn da?

00:12:17: Der kontinuierte Verbessungsprozess ist ja dann im Prinzip eine Maßnahme.. ..und der kontinuerliche Verbesserungsprozesse an sich ist auch ein Prozess sagt ja schon die Bezeichnung Und der kommt, ich glaube ursprünglich mal auch von Toyota.

00:12:32: Ich glaube die haben damit angefangen und und er wird heutzutage ich weiß nicht sagt ihr sagt dir PDCA-Zyklus was?

00:12:43: Ja, sagt mir was in der Vorbereitung auf diese Folge nämlich und auch aus der Folge wo wir es das erste Mal besprochen haben.

00:12:51: Das ist ja letztendlich der KVP.

00:12:57: Genau, richtig.

00:12:59: Das ist im Prinzip der Kern des Prozesses.

00:13:03: Aber

00:13:03: lass uns noch einmal kurz diesen Punkt festhalten nicht perfekt bis nicht schlimm.

00:13:10: das ist für viele Juristen und ein Großteil sind Juristen die uns zuhören oder Leute Die haben mit den juristischen Themen betraut sind, also das wird hier und da mal die Rechtsabteilung sein.

00:13:23: Das werden auch Anwälte sein.

00:13:26: Aber es wären auch sehr häufig... Das hatten wir in unserer Jubiläumsfolge gesagt.

00:13:31: für wen wir das eigentlich machen?

00:13:33: Die Prokuristen im Unternehmen, die aber die rechtlichen Themen mitbetreut oder der Vertriebler, der jeden Tag damit zu tun hat, dass er irgendwelche Fragesbestandteile verhandelt.

00:13:44: Also die Leute werden aber sehr häufig das Thema haben, dass sie nicht so ganz damit leben können.

00:13:54: Dass die sagen also so richtig perfekt ist es noch nicht.

00:13:58: man sollte damit zufrieden sein.

00:14:00: ich würde sagen fertig ist der Prozess dann wenn er jedenfalls... Also er muss ganz klare Verbesserungen zum Status quo haben.

00:14:10: Das heißt wenn ich jetzt in den Unternehmung reingehe und mache da Vertragsmanagement Dann muss das besser sein als vorher.

00:14:18: Also das ist ganz klar und es sollte produktiv nutzbar sein.

00:14:22: Das heißt, es sollte jeder wissen was man damit macht.

00:14:25: die Leute sollten geschult sein.

00:14:27: Es sollte halt nicht halbfertig sein.

00:14:30: Aber es muss nicht perfekt sein.

00:14:32: Man darf sich darauf... man darf mit der Attitüde dran gehen und mit der Grundeinstellung und dem Mindset zu sagen wir werden es eh dauernd weiter verbessern.

00:14:42: Es darf kein grober Patzer drin sein.

00:14:45: Die Haftungsklausel in den AGB sollte jetzt nicht halt irgendwie gottenschlecht sein, sodass sie halt sofort vor Gericht kaputt geht.

00:14:55: Wobei das sind ja inhaltliche Dinge.

00:14:57: also dass was du gerade besprichst sind ja sind inhaltlichen Dinge Das ist ja kein Prozess.

00:15:02: Das ist der Inhalt der AGB.

00:15:06: Die AG B spielt ja in dem Prozess nur eine untergeordnete Rolle.

00:15:11: Der Inhalt ist ja dann, was in der AGB reingeschrieben wurde.

00:15:13: Das wieder für sich selber zu entwickeln ein eigener Prozess ist, wenn das

00:15:19: guter Punkt aber dann lass es mich ganz konkret machen.

00:15:24: zum Beispiel die Einbeziehung von AGB lange Zeit war so dass Grenze überschreiten die AGW mal mitgeschickt werden mussten.

00:15:32: Dann hat sich neue Rechtsprechungen ergeben vom EUGH.

00:15:38: Es geht zu weit.

00:15:39: Aber es hat sich neue Rechtsprechungen ergeben, die dann gesagt hatten Hyperlink und Hyperlink auf die AGB reicht auch aus.

00:15:47: so vorher wäre es nur notwendig gewesen also wäre es notwendig Gewesen die immer an jedem Mail anzuhängen.

00:15:54: ab da geht ein Link.

00:15:55: So das ist ja eine Änderung im Prozess Eine Möglichkeit die aber sogar mit dem prozess vereinfacht, also die mir nicht den Prozess sprengt sondern vereinfacht.

00:16:06: Es könnte aber auch andersrum sein.

00:16:07: es könnte sein dass auf einmal die Gerichte feststellen so der Link geht nicht mehr dann wäre es ja tatsächlich so.

00:16:13: das ist mir den Prozesse sprengend weil ich halt eben nicht mit dem link einfügen kann sondern der prozess muss beinhalten die werden jedes mal beigefügt

00:16:21: genau und das könnt jetzt ein gutes beispiel sein jetzt lassen wir das mal außer acht dass das rechtlich rechtlich zulässig ist, genau das so ein Hyperlink verschickt.

00:16:33: Aber das könnte zum Beispiel eine Verbesserung sein.

00:16:35: So jetzt sage ich mal der Prozess läuft genauso, dass Angebot wird erstellt man wird alles eingetragen und hat geile AGWs.

00:16:44: die müssen aber in der PDF immer mit geschickt werden.

00:16:47: Das ist dein Prozess.

00:16:49: Und es ist aufwendig weil jeder muss dieses Dokument vom Server holen weil das liegt ja an einem zentralen Ort.

00:16:56: Ähm, jetzt hast du vielleicht ein paar Dolis die speichern sich das bei sich äh im lokal ab weil sie dann ja schneller sind.

00:17:02: Dann müssen Sie nicht auf der Servus Struktur suchen so etc.

00:17:05: Jetzt könnt ihr an erster Verbesserungsprozess schon sein.

00:17:09: Du hast in Prinzip einen einen gewissen Ablauf für diese Erstellung vom Angebot und in diesem Prozess Dokument beispielsweise dass jenen zugänglich ist Ist schon.

00:17:20: eine direkte Verlinkung zu Den AGB ist das heißt niemand muss sie irgendwo suchen, sondern du hast schon direkt Verlinkung.

00:17:27: Du hast einen zentralen Ort wo über die man gefunden werden können.

00:17:31: Das wäre eine Möglichkeit.

00:17:32: oder du sagst also das wäre jetzt beispielsweise schon ein Punkt, wo man sagt okay wir haben eine gewisse Verbesserung erkannt weil alle müssen immer suchen.

00:17:41: Das kostet uns unglaublich viel Zeit.

00:17:42: Lass uns doch das mal mit diesem Hyperlink aber direkt auf dem Server jetzt noch gar nicht für den Kunden, sondern direkt aufs Server machen.

00:17:51: so alles klar?

00:17:54: Kontinuelle Verbesserungsprozess.

00:17:56: Wir haben das Problem erkannt, ne?

00:17:57: Das ist im Prinzip das P von PDCA-Plan.

00:18:01: So wir haben das problemerkannt und eine Maßnahme geplant.

00:18:05: Jetzt setzen wir das um, dass du also das D im PDCA jetzt für die Maßnahme umgesetzt wird.

00:18:11: Wir checken das nach einer gewissen Zeit.

00:18:14: Ist die Maßname erfolgt, haben wir dadurch... Zeit eingespart.

00:18:18: das kannst du ja dann vielleicht auch mit den leuten einfach interviewen und sagen okay habt ihr dadurch zeit eingespart?

00:18:23: war euch das eine hilfe.

00:18:26: Und wenn die sagen ja bei uns in Hilfe dann überarbeitest du dem prozess?

00:18:32: Und gibt es das neue prozess dokument durch dass ist sozusagen der ekt.

00:18:36: also das am pdca, und da läuft das von alleine so.

00:18:40: jetzt sind wir im nächsten punkt gestellen fest.

00:18:42: Okay Hyperlink hat bei der Testgruppe, die wir haben super gut funktioniert war eine gute Rückmeldung an dem Prozess angepasst.

00:18:48: Und trotzdem haben wir immer noch wahnsinnig viel Zeit.

00:18:50: jetzt kommt das Jetzt kommt diese Rechtsprechungen will können hyperlink auf die auf die Webseite haben was ja noch viel viel einfacher ist.

00:18:58: So heißt zukünftig muss sich Ja Die AGBs nicht mehr weg schicken.

00:19:01: Das heißt Der prozess An sich verändert sich ja weil der hyperlink kann ja in dem Angebots Dokument schon mit drin sein.

00:19:09: by the way so.

00:19:11: Also was planen wir?

00:19:12: Problem erkannt.

00:19:13: Wir müssen Hyperlink ins Angebot einfügen, das heißt wir planen die Maßnahme.

00:19:17: Wir fügen das in das Musterdokument ein.

00:19:20: Das ist dann im Prinzip das Duo.

00:19:21: Wir informieren alle.

00:19:23: Wir checken danach.

00:19:24: okay haben vielleicht noch ein paar Dolis, die trotzdem die AGB-Satzanhang mit schicken kann ja sein ohne jetzt jemandem zu nahe zu drinnen.

00:19:34: Aber es kann auch sein.

00:19:35: Okay wir stellen fest, dass passiert nicht mehr.

00:19:38: Wir stellen den Prozess oben dokumentieren das Das ist wieder der Act und das Ding läuft von selber.

00:19:43: So könnte das im Prinzip funktionieren beim kontinuierenden Verbesserungsprozess, und es geht natürlich auf jede Maßnahme die jetzt mal losgelöst von dieser Verordnung oder auch von dieser Freigabe durch die Rechtsprechung dass man sagt okay funktioniert's auch hyperlinks.

00:20:01: Und das geht ja auch auf jede andere Maßnahme also beispielsweise keine Ahnung.

00:20:07: wenn wir uns das Angebot angucken stellen wir fest Wir können die Angebotserstellung vereinfachen.

00:20:15: durch, keine Ahnung, standardisierte Textbausteine als Beispiel.

00:20:23: Und dann ist das der Verbesserungszyklus.

00:20:25: Der durchläuft halt immer in diesem PDCA.

00:20:27: Das ist wichtig dass man das auch einhält weil ich kann ganz viele Unternehmen, die sagen ja stellen wir sofort um.

00:20:32: Dann stellen sie alles um alle werden informiert und nach zwei Wochen stellst du fest scheiße keiner kann damit umgehen.

00:20:38: So und das ist eben genau dieser Zyklus.

00:20:41: Mach eben dieses pdca, plan du check act um wenn es funktioniert und die Bestätigung hast dann stellst du alles auf.

00:20:47: Und dieser Kreislauf ist eben wichtig a für die Transparenz und b auch für die tatsächliche Funktionalität dieser neuen Maßnahme.

00:20:56: so und

00:20:59: ja ich hatte mir vorab mal ein paar Auslöse aufgeschrieben die dazu führen können dass ich einen bestimmten Prozess überdenken muss.

00:21:11: Der eine ist halt Rechtsprechungsänderungen, also ganz konkret im Vertragsmanagement der eines Rechtsprechungssänderungen.

00:21:18: das muss sich halt irgendwie mitbekommen.

00:21:21: Der ein Punkt oder ein anderer Punkt sind Gesetzesänderungen.

00:21:26: Das heißt es ergibt sich nicht aus der Rechtsprechungen selbst sondern aus dem Aus dem Gesetz was sich geändert hat aber auch zum Beispiel Internationalisierung Der Pumpenhersteller, der innerhalb Deutschlands verkauft und dessen Radius auf der schwäbischen Alp halt irgendwie hundert Kilometer ist.

00:21:45: Und ansonsten bleibt er und bleibt dann halt eben national.

00:21:51: Er wird seine Prozesse anpassen müssen wenn er auf einmal sich denkt naja gut warum nicht auch nach Frankreich verkaufen Benelux oder in die Schweiz?

00:22:02: Und auch da wird er auf einmal feststellen, näher gut.

00:22:05: Also wenn ich innerhalb der EU verkaufe, Frankreich bin in den Luxus ist es nochmal anders als wenn ich in die Schweiz verkaufte.

00:22:11: Auch da werde ich meine Prozesse anpassen müssen.

00:22:15: Jetzt wäre meine Frage dazu an dich wie oder noch mal zwei andere Fälle um das abzuschließen Neue Techniken werden auch ein Punkt sein.

00:22:28: also würde ich halt zum Beispiel feststelle so war vor zehn Jahren oder so ein großes Thema, auch in Corona.

00:22:37: Es ist dann noch mal größer geworden.

00:22:38: eSignatures jetzt natürlich KI im Vertragsmanagement oder ich erlebe halt einen großen Streitfeil und stell mir fest das machen wir eigentlich immer falsch dass es kommt ganz häufig vor bekomme ich somit aber wie kriege ich diese Punkte Wie kriege ich dafür ja Achtsamkeit hin, dass sich diese Punkte auch tatsächlich mitbekomme?

00:23:08: Weil ich kann mir vorstellen also gerade die harten rechtlichen Sachen Rechtsprechungsänderungen Gesetzesänderung.

00:23:16: Die wird kaum jemand mitbekommen.

00:23:18: bei so einem Streitfall kann ich mir vorstellen das da die Alarmglocken angehen und man sagt Ich muss schnell was ändern aber bei vielen anderen Sachen fliegt es unter dem Radar.

00:23:29: wie kriege dass ich tatsächlich die Auslöser für einen den Verbesserungsprozess anzustoßen, das sich die mitbekomme.

00:23:44: Okay.

00:23:48: Das sind ja jetzt externe Einflussfaktoren.

00:23:50: Den musst du dich ganz bewusst annehmen.

00:23:53: also das wird im Thema Recht.

00:24:00: Wird das auf jeden Fall so sein?

00:24:01: Da geht es ja nicht.

00:24:02: Also da unterlegt der KVP sozusagen ja anderen Voraussetzungen bzw.

00:24:09: im Ende des Tages sind es genauso Einflussfaktoren, aber natürlich musst du die aktiv auch angehen.

00:24:15: also das heißt du müsstest im Prinzip hier auch eine Überprüfung haben.

00:24:19: jedes mal wenn dieser Fall eintritt XY ist die Gesetzeslage noch die gleiche?

00:24:27: Ja oder nein?

00:24:28: Das müsstest du ja überprüfen.

00:24:30: Ich würde das immer dann machen, wenn der tatsächliche Fall auch eintritt.

00:24:35: Weil ansonsten bist du ja die ganze Zeit mit überprüfen beschäftigt und Du weißt ja nie brauche ich das überhaupt weil der fall vielleicht einmal in zehn jahren auftritt.

00:24:47: Ja Aber dass würde ich auf jeden fall das würde ich punktuell machen.

00:24:58: Die internationalisierung

00:25:00: bitte Ein Vorschlag von mir dazu, was heißt du davon?

00:25:05: Dass man das Turnus mäßig macht.

00:25:07: Also dass man sagt in welchem Ablauf auch immer also Quartalsmäßig oder einmal im Jahr setz ich mich hin und guckt mir an hat sich an den Faktoren was geändert.

00:25:18: Also weil in meinem Bereich ist es klassischerweise immer so da kommt jemand an uns sagt ja wir müssen unsere AGB mal überarbeiten.

00:25:27: Wir haben das jetzt seit zehn Jahren nicht mehr gemacht.

00:25:31: Gut, besser als nichts.

00:25:34: Aber im Endeffekt ist doch und das haben wir jetzt hier in über hundert Folgen auch besprochen sind ja die AGB Das ist ja ein geduldiges Blatt Papier da steht es drauf.

00:25:43: In vielen Scheinen ist doch was passiert in der Praxis?

00:25:46: wie gehen die Leute damit um?

00:25:47: Wie werden Verträge verhandelt?

00:25:49: verstehen die Leute was das überhaupt bedeutet Lieferdatum zu haben?

00:25:52: Stichwort letzte Folge Ist das überhaupt verpflichtend Ja oder Nein?

00:25:57: Oder gibt's dann eine Nachfrist?

00:25:59: Wie ist es mit den Inkot-Terms?

00:26:00: Sind die verstanden worden, wie ist das mit der Haftungsklausel und so weiter.

00:26:04: Und sofort haben die Leute das Wissen, sind die Prozesse eben darauf abgestimmt.

00:26:10: Da wäre es doch vielleicht sinnvoll wenn man diese Einflussfaktoren... Wir haben nur über Externe bisher begesprochen!

00:26:23: Wie kommen die Leute damit klar?

00:26:24: Sind die Leute eigentlich vielleicht, also die Vertriebler oder die Einkäufer?

00:26:28: sind sie damit unzufrieden wie die Prozesse laufen.

00:26:30: Haben haben die Verbesserungsvorschläge.

00:26:33: wäre es dann nicht sinnvoll sich das auch wieder vorlage zu legen und tonusmäßig zu überprüfen.

00:26:43: Teils teils!

00:26:44: Also wie gesagt wenn du Dinge hast die jetzt nicht jeden tag vorkommen würde ich das nicht per se tonus mäßig überprüpen weil Du damit im Prinzip Arbeit produzierst, die dich nicht vorwärts bringt.

00:27:00: Wenn wir jetzt über regelmäßige Dinge sprechen wie zum Beispiel Prozesse, die verschiedene Fischende personen im Unternehmen betreffen und die teilweise dann vielleicht auch wirklich für Verzögerungen oder für Frust auch sorgen können eventuell auch Gefahr laufen dass das viel Geld kostet Das würde ich auf jeden Fall regelmäßig überprüfen.

00:27:23: Da kannst du ja hinkriegen und sagen, wir schauen uns das an.

00:27:29: Welcher Prozess oder welcher Ablauf braucht eine regelmäßige Überprüfung?

00:27:33: Weil wir wissen da ist auch eine gewisse Dynamik drin in den Einflussfaktoren.

00:27:38: Das weißt Du ja aus Erfahrung raus.

00:27:40: Da haben wir ständig irgendwelche Änderungen.

00:27:42: Dann überprüfst Du das halt!

00:27:48: Das ist die eine Sache.

00:27:49: und die andere Sache ist zu sagen okay... Wir haben Fälle Die kommen sehr unregelmäßig bei uns vor.

00:27:58: Die würde ich nicht in diesen Turnus mit aufnehmen, sondern die würde ich... ...bei Bedarf mitaufnehmen.

00:28:04: also wirklich wenn wir sehen okay Wir haben jetzt diesen Fall wieder.

00:28:08: den hatten wir aber vor sechs Jahren das letzte mal weil Wenn du den jedes Mal mit aufrollst nochmal Du hast ein Aufwand und du wirst einige Prozesse haben oder einige Abläufe haben die nur sehr selten laufen und wo einfach der Aufwand, die regelmäßig zu überprüfen nicht im Verhältnis, zudem steht wie oft sie verwendet werden oder angewandt werden.

00:28:31: Aber bei regelmäßigen Dingen bin ich bei dir, kannst du das in einem sogenannten KVP-Meting machen?

00:28:36: Und dann kannst du sagen okay wir gucken uns zu dem und dem Bereich alle drei Monate die Einflussfaktoren ein.

00:28:44: wenn sich nichts geändert hat geil haken wir das ab!

00:28:47: Wenn sich was verändert hat kriegen wir das zur Form BIT ... oder wenn es Verbesserungsvorschläge intern gibt, dann kann man das dort einreichen.

00:28:55: Weil da gibts auch eine klare Anlaufstelle.

00:28:56: was mir in der Vergangenheit immer wieder aufgefallen ist... dass man gerne dieses KVP für sich beansprucht aber es nicht umsetzt weil man sagt naja wir können das ja immer ad hoc machen so an und also so on the fly im daily business Das funktioniert nicht!

00:29:13: Das macht auch niemand.

00:29:15: Aber wenn du den Leuten einen klaren Anlaufpunkt gibst und sagst ok pass auf Liefer mir das bis punkt X dann schauen wir uns das im Detail an.

00:29:22: Dann bewerten wir das auch, dann gucken wir was wird da anpassen müssen oder können und dann nimmst du die Leute anders mit weil ganz oft haben die Menschen hier auch gar keine... Gar keine Erfahrungen von.

00:29:38: wie sollen sie das jetzt umsetzen?

00:29:39: Die wissen dieser eine Schritt ist für Sie scheiße sag ich jetzt mal.

00:29:45: Was beeinflusst aber diese Veränderung im Rest des Prozesses?

00:29:50: Also das sollte dann schon der, wir nennen es auf strategischer Seite dem Prozess owner oder der hat ja den Prozess im Prinzip verantwortet und mit dem sollte das im Prinzip besprochen sein.

00:30:04: Das kann ganz unterschiedlicher Natur sein, das kann Geschäftsführungsebene sein, dass kann auch Vertriebesebene sein.

00:30:11: Das kann auf Logistik eben sein.

00:30:17: Das muss man rausfinden, wo ist der Prozess tatsächlich verantwortet und dann muss es eben solche festen Runden geben.

00:30:24: also das bringt definitiv auch die Möglichkeit für die einzelnen Mitarbeiter mit dass da tatsächlich was verändert wird.

00:30:35: Apropos Mitarbeiter... Als ich mir das vorher angeschaut habe, ist mir ein wesentliches Kriterium beim KVP angezeigt worden.

00:30:49: Bei Wikipedia ist es genauso dargestellt dass der KVPs ganz wesentlich und tatsächlich halt ursprünglich mal Toyota dort ganz krass praktiziert wurden, dass dieser Prozess bottom abgelebt wird.

00:31:08: Das heißt, die ausschlaggebenden Punkte, die den KVP anstoßen kommen aus dem Unternehmen selbst.

00:31:19: Wir haben jetzt eben über externe Einflussfaktoren gesprochen und über Gesetzesänderungen, über Rechtsprechungsänderung, Technik, die sich verändert der Streitfall

00:31:29: usw.,

00:31:30: aber wie ist es mit den internen Rückmeldungen?

00:31:34: Denn so wie ich es verstehe Das ist nach meiner Einschätzung auch eine Sache, die Vertragsmanagement-Projekte besser oder schlechter durchführbar macht.

00:31:47: Ist die Rückmeldung aus dem Unternehmen selbst und wir haben schon mal über Change Management gesprochen wie die Mitarbeiter im Unternehmen das ganze Mitleben ganz wesentlich.

00:31:59: Siehst du das auch so?

00:32:00: Also dass die Rückmehnung aus den Unternehmen mindestens so entscheidend ist wie die externen Faktoren

00:32:08: Wenn ich sogar noch entscheidender.

00:32:11: natürlich ist jetzt gerade speziell in der Rechtsprechung.

00:32:15: Du hast es auch so schön aufgelistet mit den ganzen einzelnen Punkten, was was im Prinzip Einfluss nehmen kann.

00:32:22: aber tatsächlich ist das ja so.

00:32:23: wie ich am Anfang gesagt habe wie du es auch gesagt hast Es gibt keinen perfekten Prozess und die Leute müssen damit arbeiten.

00:32:29: Die haben aber ganz oft ja dem prozess selber nicht festgelegt.

00:32:32: vielleicht gibt's eine Arbeitsgruppe Dann wurde der Prozess gemeinsam definiert und wenn die Schlau waren, haben sie auf jeden Fall welche mitgenommen.

00:32:39: Die den ganzen Tag damit in diesem in diesen Prozess arbeiten müssen.

00:32:43: aber ganz oft werden Prozesse ja von oben definiert so Und was auch okay ist weil einer drängt über nach Einer denkt darüber nach und die anderen müssen darin arbeiten.

00:32:54: Aber dann muss es genau und genau das ist der Gedanke Das könnte nicht ein Verbesserungsprozess.

00:33:00: Was ist denn heute los?

00:33:01: Das kontinuerlichen Verbesserung prozes Dass das eben dann von den Leuten mit angestoßen wird, die da drin arbeiten.

00:33:10: Das ist ja das was ich vorher gesagt habe... dass auf der einen Seite irgendeiner der Owner ist von diesem Prozess und auf der anderen Seite aber ganz viele Leute daran beteiligt sind.

00:33:22: Und das sind wichtige Rückmeldungen weil ich sag mal Der Arbeitsalltag und Die Abläufe die die leute haben Die werden ja durch diesen ganzen Prozesse im Prinzip auch beeinflusst und die sollten schon so sein, dass man vielleicht sehr effizient arbeiten kann.

00:33:42: Und sich nicht zu lange an gewissen Dingen aufhält.

00:33:44: und deswegen ja.

00:33:45: also ich vertrete tatsächlich auch die Meinung das ist der Hauptgrund Das sollte von unten nach oben gehen.

00:33:52: Also der Prozess definiert gerne von oben nach unten Vielleicht wie gesagt in einer Arbeitsgruppe wo gewisse Leute mit drin sind die Erfahrung haben in dem Daily Business, weil wenn du ganz fern ab bist dann wird es vielleicht auch ein bisschen schwierig.

00:34:09: Aber auf jeden Fall muss die Prozessverbesserung definitiv von unten nach oben gelebt werden also... ...von den Leuten, die in der täglichen Arbeit mit dem Prozess und den ganzen Abläufen sind.

00:34:25: Okay.

00:34:27: Sascha ich würde vorschlagen Ich fasse mal zusammen was ich bis hierhin mitgenommen habe.

00:34:31: normalerweise Machst du das immer an der Stelle und dann ergänze ich.

00:34:35: Heute machen wir es mal andersrum, weil der Hauptinput heute von dir kam.

00:34:40: Ich nehme mit ein Prozess den wir definiert haben muss nicht perfekt sein um fertig zu sein.

00:34:48: Er sollte nutzbar sein.

00:34:50: er sollte auch nicht halbfertig sein nicht unausgegoren.

00:34:53: er muss fachlich richtig sein wenn wir zum Beispiel darüber gesprochen haben was in den AGB drin steht.

00:34:58: aber Um fertig zu sein, muss er nicht perfekt sein.

00:35:02: Es darf irgendwo mal ein bisschen Effizienzverlust geben und wahrscheinlich sollte man sich nicht im Kleinklein verlieren um diesen Prozess tatsächlich live zu schalten.

00:35:14: Um aber nicht einmal irgendwas in die Welt zu setzen und dann halt über Jahre oder Jahrzehnte gar nicht mehr anzutasten ist der KVP eine gute Möglichkeit das Ganze zu überprüfen.

00:35:26: Der besteht aus vier Bestandteilen Check Act und wir haben vorhin darüber gesprochen, was das im Konkreten bedeuten kann für den Vertragsmanagementprozess.

00:35:38: Ich brauche irgendwelche Einflussfaktoren die ich definiere, die dann auslösen dass dieser KVP anläuft.

00:35:47: Die kann ich tatsächlich aus dem täglichen Geschäft mitnehmen.

00:35:53: dafür bräuchte aber vor allen Dingen jemand der darauf guckt und diese Punkte auch tatsächlich berichtet oder halt eben den Prozess anstößt.

00:36:05: und da waren wir so ein bisschen nicht geteilter Meinung, aber das sollte man einerseits nicht zu sehr formalisieren.

00:36:15: Auf der anderen Seite braucht man es wahrscheinlich schon in irgendeiner Art und Weise.

00:36:18: Man braucht irgendwie einen Regeltermin um das Ganze nachzuprobieren und wenn's auch nur quartalsweise ist oder halbjährlich oder so... Aber irgendwann muss man draufschauen und sagen läuft der Prozess eigentlich rund.

00:36:29: Und der letzte Punkt, den ich mitgenommen habe ist das die bottom-up, dass der bottom up Teil des KVP ganz wesentlich ist.

00:36:40: Ich muss irgendwie in das Unternehmen reinholen und Feedback dazu bekommen.

00:36:45: wo sind eigentlich die Nervfaktoren?

00:36:47: Worüber diskutiert man bei jedem einzelnen Auftrag?

00:36:50: welche Klause nervt immer?

00:36:53: Wo hakt es?

00:36:54: was macht Prozesse langsam Stör anfällig.

00:36:59: Wo hakt es?

00:37:03: Punkt!

00:37:06: Ich kann nichts mehr hinzufügen, ja.

00:37:10: Also

00:37:13: gut zusammengefasst vielleicht eine Ergänzung wenn Dinge angepasst werden im Sinne des KVPs und der ... des PDCA-Zykluses, der ja dann diese Maßnahme im Prinzip begleitet.

00:37:32: Würde ich immer dazu raten das für eine... ... in Anführungszeichen Testgruppe zu machen?

00:37:42: Dass du

00:37:43: beispielsweise eine Verbesserung des Prozesses ist wenn da... Ich sage jetzt mal mit dem Prozess haben irgendwie... ...vierzig Vertriebler zu tun.

00:37:51: als Beispiel und jetzt musst du alle vierzig Vertriebler umstellen und stellt es danach dann fest die maßnahme ist schlecht oder die bringt uns nicht zu dem ziel das wir haben wollten.

00:38:01: Haben sich vierzig leute daran gewöhnt oder müssen sie daran gewohnt, danach müssen sie sich wieder umgewöhnen also schnappt ihr doch einfach vielleicht drei oder vier zehn prozent ist vielleicht eine gute einteilung und sagt okay ich nehme mir jetzt einfach drei vier leute zum test.

00:38:18: mit denen spiele ich das jetzt mal zwei wochen durch nachdem wie häufig dieser prozess im prinzipien in in Anwendung ist.

00:38:28: Und wenn du feststellst, okay die sind alle positiv davon beeinflusst und sie finden das gut.

00:38:33: Die sind auch deutlich schneller oder haben weniger Zwischenschritte was auch immer diese Verbesserungen im Prinzip beinhaltet?

00:38:42: Und erst dann holst du es auf alle aus und übernimmst es als sogenannten Standard weil nochmal du machst... Du erzeugst damit eher Frust Wie das.

00:38:55: es hilft, wenn du nachher feststellst die Maßnahmen hat nicht geklappt oder es klappt nicht so wie wir wollten und Du musst auf diesem Weg im Prinzip nochmal anpassen.

00:39:03: In dem Moment wo Du alle mitnimmst musst Du das auch wieder auf alle anpassen.

00:39:06: Wenn Du das aber nur als Ausschnitt nimmst also eine Art Testgröße dann musst Du nur mit diesen drei vier Leuten Und die holst natürlich vorher ab und sagst pass auf wir wollen das jetzt verändern Wir haben die Idee kann aber passieren dass auf den Weg dahin gewisse Maßnahmen noch mal angepasst werden müssen weil wir feststellen Das funktioniert nicht so wir wollten Das ist noch ein wichtiger Punkt oder eine wichtige Ergänzung.

00:39:30: Probiert das erst aus, sozusagen und wenn sich das bewährt hat dann setzt es als Standard für alle um.

00:39:39: Das ist ein guter Punkt weil am Ende ja jede Veränderung auch Energie kostet und jede Veranderung erzeugt Reibungen.

00:39:48: Es ist irgendwo immer nicht zufrieden damit ein positives Ergebnis bringen.

00:39:55: Wenn ich jetzt irgendwas allen überstülpe und sage so ja, hier läuft das und am Ende stellt sich raus naja gut es hätten wir doch noch mal anders machen können dann ist es halt ärgerlich.

00:40:06: deswegen guter Hinweis dass man das innerhalb einer kleinen Gruppe testen kann und nicht gleich alle machen lässt.

00:40:13: ok würde sagen damit schließen wir und um heute ganz verrückt zu sein mache ich das Auto.

00:40:23: Das war unsere heutige Folge von Vertrieb trifft recht.

00:40:26: Wir hoffen, ihr konntet wieder etwas mitnehmen wenn euch die folge gefallen hat.

00:40:31: abonniert den podcast bewertet ihn gerne bei Spotify und Co.

00:40:36: selbstverständlich mit fünf Sternen oder was immer das Maximum ist.

00:40:41: Und Den newsletter könnt ihr auch noch abonnieren auf unserer Webseite die es nämlich auch gibt.

00:40:49: Auf link sind wir unterwegs.

00:40:53: dass alles was mir einfällt Sascha,

00:40:58: ich muss sich jetzt die letzten Worte.

00:41:01: Ich war jetzt gar nicht darauf vorbereitet, du machst das auch drunter?

00:41:04: Ich wünsche euch noch immer, dass ihr hört einen wunderschönen Resttag.

00:41:09: Hört euch gerne alle weiteren Folgen an, nicht nur die Erste.

00:41:13: oder diese Newsletter ist ein guter Hinweis.

00:41:17: Macht's gut!

00:41:18: Tschüss!